Составление первичных бухгалтерских документов

Составление первичной документации – это составление и заполнение бумаг с соблюдением предписаний статьи 9 закона №402-ФЗ, в которых отображаются сведения о стоимости услуг оказываемых предприятием, либо о продаваемом товаре.

Законодательство нашей страны обязывает всех руководителей по каждой проведенной операции подготавливать необходимые документы. При этом формы заполнения довольно часто меняются. Владелиц фирмы должен отслеживать изменения и заполнять документы по строго установленной форме.

Что такое первичные документы

   Первичный документ – это документ, который подтверждает факт заключения сделок или проведения денежных операций. Подготавливают такие бумаги к моменту совершения сделки. Крайний срок подготовки документа – окончание операции. Помимо сроков необходимо также соблюдать последовательность составления документов «первички» согласно совершаемой хозяйственной операции. Основываясь на первичную документацию, составляется вся бухгалтерская база предприятия.

Виды основных первичных документов

Существует несколько основных видов первичной документации, к которым относят:
Договор – указывает права и обязанности обоих сторон, условия оказываемых услуг.
Банковские и кассовые документы – эти бумаги отображают приход и расход денежных средств из кассы предприятия.
Накладная – этот документ показывает прибытие или уход того или иного товара.
Счет-фактура – данная форма подтверждает оказание услуги или получения товара, выдается заказчиком. Нужно для учета НДС.
Акт выполненных работ – эта бумага подтверждает выполнения работ указанных в договоре.
Авансовый отчет – отображает расход аванса, его остатки или перерасход средств. Необходимо для того, чтобы потом можно было списать средства.

Составление первичных документов

   ИФНС очень внимательно относится при проверке к ведению первичной документации. А выявленные ошибки обычно становятся причиной штрафов и разногласий между организацией и налоговой службой. Именно поэтому к составлению и оформлению первичных документов стоит относиться с особой внимательностью.

   Все реквизиты и данные должны вноситься ручкой или забиваться на компьютере. Если бумаги заполняются от руки, почерк должен быть разборчивым, а данные внесены разборчиво аккуратным почерком. Все суммы в накладных и счет-фактурах, вводятся цифрами и прописью (расшифровка). Заверять документы должен руководитель, главный бухгалтер или иные доверенные лица. На заполненной и подписанной форме ставится печать компании.

   В первичной документации допускаются исправления, кроме банковских форм. Банковские бумаги должны составляться заново без исправлений. При этом документ с ошибкой прилагается к кассовой ведомости той датой, которой заполнялся.

   В случае обнаружения ошибок или некорректного введения первичной документации на предприятие налагаются штрафные санкции. Если налоговый орган находит умышленные сведения о занижениях налогов, то компанию ожидает наказание в виде штрафа в сорок тысяч рублей. Если задолженность по налогам составляет больше суммы санкции, то и наказание вырастает до 20% от невыплаченной задолженности. Не менее важной является и кадровая первичная документация, неправильное заполнение приводит к наказаниям от трудовой инспекции, которые становятся финансово неподъемными для предпринимателей.