Как контролировать ведение бухгалтерского учета организацией на аутсортинге.

Аутсортинг в сфере бухгалтерских услуг становится популярным. Поэтому многие компании используют услуги посредников вместо штатных работников. Однако как контролировать ведение бухгалтерского учета организацией на аутсортинге? Может быть, есть нарушения или недочеты в работе?

Что нужно в первую очередь сделать

Например:

• Грамотное ведение документооборота. Тут оговаривается сохранность всех необходимых ведений, составляется список ответственных лиц. Лучше прописать эти условия сразу в договоре, чтобы потом не было недоразумений;
• Назначение координатора в компании, который будет отвечать за контроль ведения бухучета. Также в аутсортинговой компании должен быть человек, который будет посредником между координатором и бухгалтерами;
• Четкое определение задач и ответственность каждой стороны до заключения договора. Это позволит избежать ошибок и недочетов;
• Перепроверка работы. Иногда нужна ревизия работы стороннего аутсортинга, поскольку отвечает за все руководитель. Поэтому ему проще нанять человека с целью проверить работу сторонней бухгалтерии раз в год;
• Наличие коммуникаций между бухгалтерией и руководителем. Это может быть не только телефон, но и электронная почта, где по запросам можно направлять нужные документы;
• Удаленный доступ. Если есть возможность, то лучше всего организовать контроль таким образом. Это может быть как система 1С или CRM, доступ к которой проходит в реальной форме.

Все эти действия необходимы для того, чтобы компания, предлагающая бухгалтерские услуги не подвела в самый ответственный момент.

Что еще необходимо делать перед тем, как официально закрепить отношения

Лучше всего пообщаться с представителями компании. Это позволит понять их компетентность на рынке услуг. А вообще лучше всего проверить саму компанию. Репутация играет большую роль в бизнесе. Можно узнать, кому они оказывали услуги, довольны ли эти фирмы подобранными им специалистами.

Стоит обговорить круг лиц, которые получат доступ к необходимой информации.

Чем удобен аутсортинг

В любой компании необходимо ведение бухгалтерии в том или ином объеме. Некоторые бизнесмены набирают своих родственников или просто некомпетентных лиц, которые плохо разбираются в ведении дела. Впоследствии это может грозить различными проблемами в финансах и налоговых документах. Именно поэтому лучше воспользоваться услугами опытных специалистов, которые быстро войдут в курс дела и не подведут в ответственный момент. Кроме этого компании не придется оплачивать сотрудникам по найму отпуска, больничные. Если сотрудник вдруг заболеет, на его место найдут такого же опытного бухгалтера, который сразу приступит к выполнению своих обязанностей. Если работы в данный момент нет, то компания может дать сотрудникам выходной и не оплачивать их как простой. Некоторые выбирают услуги аутсортинга только на небольшой период, для подготовки отчетов, отправки документов в налоговую. Если компания крупная, то лучше держать бухгалтера аутсортера на постоянной основе.

Аутсортинг используют во многих областях. Это IT сфера, юридические услуги и другие.

Контроль над действиями бухгалтерии в любом случае необходим. Часто попадаются нечистые на руку люди или те, что могут воспользоваться коммерческой тайной. Именно поэтому все необходимые действия обговариваются еще при заключении договора. Это позволит не выяснять отношения в суде, а просто расторгнуть договор, если что-то не устроило работодателя.