Составление первичных документов

   Первичная документация – это основной костяк бухгалтерского учета. Данные бумаги являются первой и основной ступенью в учете, следующая ступень – регистры после обработки, которых и создается синтетический учет бухгалтерии. И если документация ведется полностью, правильно без допущения ошибок, то это становиться одним из первых залогов успеха по ведению бухгалтерии и бизнеса в целом.

Что собой представляет первичный документ в бухгалтерии?

   Первичный документ – это бланк определенного типа, который заполняется с нормативными требованиями ведения бухучета. Утверждают данные бумаги государственные органы статистики. Что касается бумаг узкой специализации, то они согласовываются с министерствами и другими ведомствами по конкретным видам деятельности.

   Требуются данные документы для ведения хозяйственной деятельности, они помогают осуществлять сделки разного характера (купля-продажа, аренда, получение средств и их расход, выплаты поставщикам). Эти бумаги являются основой всего бухгалтерского учета.

   Существуют определенные требования к заполнению первичной документации.
Заполнение любой бумаги требует наличие реквизитов, а именно:
Название документа.
Дата заполнения.
Название компании.
Номер расчетного счета и реквизиты банка.
Название проводимой операции, которое выражается в количестве товаров или услуг и стоимости.
Указание фамилии и инициалов ответственного человека или имеющего право на подпись.
Подпись должностного лица.
Оттиск печати, штампа.

   Если на документе отсутствует один из вышеперечисленных реквизитов, бумага считается не действительной.

   Первичные документы делятся на несколько основных видов:
кассовый ордер;
выписка из банка;
квитанции об оплате;
платежное поручение;
отчет об авансах;
чек на приобретённый товар;
накладная;
товарно-транспортная накладная;
счет, счет-фактура;
табель учета рабочего времени сотрудников;
ведомость расчетов;
платежная, расчетно-платежная ведомость.

   Все типовые документы не могут изменяться по желанию руководителя предприятия, но они могут меняться согласно специфике компании. Кадровые бумаги (анкеты, личные листы и дела) также относятся к первичной документации.

Исправление ошибок и срок хранения первичной документации

   Если испорченный бланк не относится к документу строгой отчетности, то данные с него нужно переписать на чистый лист, а испорченный уничтожить. Если же бланк относится к строгой отчетности, то испорченный экземпляр перечеркивается красной полосой от угла до угла и сохраняется. Такие бумаги уничтожать нельзя! Допускаются аккуратные исправления (зачеркнуть тонкой линией и сверху написать правильные данные), рядом с исправлением пишется фраза «Исправленному верить», должностное лицо, внесшее изменения ставит подпись и дату.

   Что касается срока хранения, то он должен составлять не менее 5 лет. Документы, связанные с кадрами, лицевыми счетами, начислением заработной платы нужно сохранять 75 лет. Чтобы уничтожить бумаги, необходимо собрать комиссию, которая даст на это свое разрешение.

   Правильное ведение всей первичной документации позволит обеспечить четкую работу бухгалтерии и предприятия в целом.